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    Mehr als 200 Kunden vertrauen auf immoDocument.FLOW

    Zentrale Dokumentenverwaltung

    Bei Ihnen stapeln Sich die Papierberge und die leidige Suche nach Dokumenten an verschiedenen Orten kostet Sie sehr viel Zeit? Mit der Cloud-Lösung werden Ihre Geschäftsunterlagen in einem zentralen Archiv mit standardisierter Ordnerstruktur abgelegt und sind durch eine Volltextsuche schnell gefunden. Sie sind dadurch blitzschnell zur Hand, um sie jederzeit und von überall zu bearbeiten, und Transparenz über Aufgaben zu behalten. Dokumente sind rechtskonform bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist archiviert. 

    ✔  Revisionssicheres Archiv mit standardisierter Ordnerstruktur
    ✔  Volltextsuche und Filteroptionen für eine transparente Dokumentenablage
    ✔  Direkte Integration in Microsoft Outlook und Windows Explorer

    immoDocument.FLOW Dokumentenablage
    immoDocument.FLOW Duplettenprüfung

    Digitales Rechnungsmanagement

    Die aufwendige manuelle Erfassung von Eingangsrechnungen ist ein häufiges Problem bei Hausverwaltungen, insbesondere wenn Rechnungen über verschiedene Kanäle eintreffen. Mit der Cloud-Lösung landen Ihre eingehenden Rechnungen automatisch in einem zentralen Briefkorb, wo relevante Daten für Freigabe, Verbuchung, Bezahlung und Ablage durch OCR-Erkennung vorbefüllt werden. Anschließend durchlaufen Rechnungen einen standardisierten Prozess mit klar definierten Zuständigkeiten.
     
    ✔  Einfache und digitale Rechnungserfassung und -freigabe inkl. Import des Kontenrahmens 
    ✔  Integrierte Dublettenprüfung und Erfassung von Abschlagsrechnungen und Split-Buchungen
    ✔  Automatischer Export zu ERP-System möglich


    Schnelle Belegprüfung

    Sie sind genervt vom Aufwand und den Ressourcen, die die Vorbereitung und Prüfung Ihrer Belege in Anspruch nehmen? Mit der Cloud-Lösung liegen Ihre Belege in einem zentralen Archiv ab. Buchungen und Belege werden automatisch verknüpft, sodass beides blitzschnell zur Hand ist und richtig zugeordnet wird. Die Exportfunktion ermöglicht Ihnen außerdem eine digitale Bereitstellung der Belege an Externe, wie beispielsweiße Beiräte. 
     
    ✔  Digitale Vorbereitung der Belegprüfung
    ✔  Automatische Verknüpfung von Belegen und Rechnungen
    ✔  Digitaler Export der Belege an Externe

    immoDocument.FLOW Archivsuche

    Unsere Schnittstellen & Partner

     

    Software24 Logo

    Als Win-CASA-Nutzer profitieren Sie von der Integration in Ihr digitales Immobilienverwaltungssystem. Durch unsere Partnerschaft mit Software24 bieten wir als einer der wenigen Anbieter eine nahtlose Integration, was Ihnen z.B. den direkten Stammdatenimport ermöglicht. >> Mehr erfahren




    Unsere Cloud-Lösungen lassen sich mühelos in bereits vorhandene Verwaltungssysteme einbinden. Das schließt bekannte Kollaborations-Tools, Buchhaltungssoftware und ERP-Systeme wie zum Beispiel casavi oder Aareon PowerHaus ein.

    VDIV_PArtner_Logo

    Als Kooperationspartner des VDIV-Deutschland bringen wir Branchenexpertise in unsere Lösungen und kennen und verstehen die Probleme der Haus- und Immobilienverwalter. 

    Referenzen

    Warum sich Kunden für immoDocument.FLOW entschieden haben

     

    Rechnungsverarbeitung ist ein großer Bereich, wo man Skalierungseffekte nutzen kann, und war auf der Prioritätenliste Nummer eins bei uns. [...] Der Umstieg war wirklich sehr einfach und ging auch sehr schnell, weil das System sehr intuitiv aufgebaut ist. 
    Milan Segrt
    Digitalisierungsexperte, Ziesel Hausverwaltung
    Was ich toll finde, ist, dass ich den allergrößten Teil der Buchhaltung bereits bei der Dokumentenverarbeitung erledigen kann. Das ist klasse. Ich bekomme Dokumente rein und digitalisiere sie, dann indexiere ich sie und sorge dafür, dass sie in einem sicheren GoBD-konformen Archiv archiviert werden.
    Filip Winkler
    Geschäfstsührer, UNYSONO
    Die Effektivität ist gegeben. Das macht zufriedener, auch bei den Mitarbeitern. Jetzt können sie lösungsorientiert arbeiten. Es macht Spaß mit euch zusammenzuarbeiten, ihr seid kreativ und kooperativ. 
    Christian Vorderbrüggen
    Geschäftsführer, Vorderbrüggen Bau
    Meine Mitarbeiter waren schnell begeistert, als sie gemerkt haben, dass sie sich nicht mehr mit buchhalterischen Kleinthemen auseinandersetzen müssen. Jetzt können die sich als Objektbetreuer um das wirkliche Kerngeschäft kümmern.
    Henric Adomeit
    Geschäftsführung, Blimo

    Ihre Vorteile

     

    Einfache und schnelle Einführung

    Genießen Sie eine rasche Einsatzbereitschaft mit minimalem Aufwand. Die Cloud-Lösung ist speziell entwickelt, um bei Immobilienverwaltern schnell und mühelos einsatzfähig zu sein.

    Spezialisierte Branchenlosung

    Die tutum Lösung ist perfekt auf Ihre Bedürfnisse als Immobilienverwalter zugeschnitten. Als VDIV-Partner, dem führenden Branchenverband in Deutschland, bringen wir spezialisiertes Know-how in unsere digitale Lösungen ein.

    Integration in Branchensoftware

    Als Win-CASA- oder casavi-Nutzer profitieren Sie von der Integration der tutum Cloud-Lösung in Ihr Immobilien-verwaltungssystem. Doch auch ohne diese Systeme können Sie immoDocument.FLOW problemlos nutzen. 

     Bereit für den ersten Schritt?

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    Sind Sie von lästigem HR-Papierkram überwältigt? Finden Sie im Chaos der Personalverwaltung kaum noch Zeit für strategische Aufgaben? Unser kostenfreies Webinar zeigt Ihnen, wie Sage HR Suite Ihnen diese Sorgen abnimmt.

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    Unsere Pakete

    Essential


     

    • 3 User
    • 20 GB Speicherplatz
    • OCR-gestützte Rechnungsauslese
    • Service Level: Basic

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    Professional

     

     

    • 5 User
    • 50 GB Speicherplatz
    • OCR-gestützte Rechnungsauslese
    • Service Level: Advanced
    • Customer Success Management

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    Enterprise

     

     

    • 15 User
    • 100 GB Speicherplatz
    • OCR-gestützte Rechnungsauslese
    • Service Level: Advanced 
    • Customer Success Management

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    Ideal für kleine Hausverwalter mit bis zu 750 Wohneinheiten
    Ideal für mittelgroße Hausverwalter mit bis zu 1500 Wohneinheiten
    Ideal für große Hausverwalter mit mehr als 1500 Wohneinheiten

     

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    FAQ

    Worin besteht der Mehrwert für mich und meine HV?

    Durch die Nutzung von tutum erhalten Sie ein digitales und revisionssicheres Archiv, welches die Ablage Ihrer Rechnungen und Dokumente effizient und papierlos ermöglicht. Zudem werden Fehler durch manuelle Eingabe oder Intransparenz vermieden, welche mitunter hohe Kosten verursachen können. Durch die schnellere Bearbeitung und automatisierten Prozesse, erhalten Sie mehr Zeit für weitere Einheiten, vermeiden kostenintensive Fehlbuchungen und schaffen Platz und freie Kapazitäten für Wachstum. 

    Kann ich das System testen?

    Ja, Sie können das System 30-Tage kostenfrei testen. 

    Wie lange dauert es, bis ich das Produkt nutzen kann?

    Nach Vertragsunterzeichnung können Sie das Produkt innerhalb der nächsten zwei Wochen nutzen. 

    Wie hoch ist der Aufwand für mich als Kunde?

    Der Aufwand für den Kunden beläuft sich auf ca. vier Stunden. Darin enthalten sind die Fernwartung zur Installation der lokalen Komponenten und die Einführungsunterstützung durch tutum. 

    Sind meine Daten sicher? (DSGVO / Revisionssicher)

    Ja, als deutsches Unternehmen unterliegen wir der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Ihre Dokumente werden zudem revisionssicher in unserem System archiviert. 

    Rechnen Sie den Preis nach Einheiten?

    Nein, wir berechnen nicht nach Einheiten. Der Preis orientiert sich an der Anzahl der Mitarbeitenden, welche mit dem System arbeiten sollen. 

    Kann ich mehr Speicherplatz/User zukaufen?

     Die Erweiterung des Speicherplatzes ist jederzeit möglich. Weitere user können ab dem Professional-Paket dazugebucht werden. Sie können auch jederzeit in ein anderes Lizenz-Paket wechseln. 

    Können auch Rechnungen nach §35a EstG erfasst werden?

    Ja. Im Rahmen der Kontierung kann der betroffene Absatz („Handwerkerleistungen“, „Haushaltsnahe Dienstleistungen“ oder „Personalkosten“) sowie die Höhe des Betrags erfasst werden. 

    Kann man User den einzelnen Objekten/Wohneinheiten zuweisen?

    Ja, das geht. Wir übernehmen die Objektverantwortlichen oder zugeordneten Teams abhängig von dem ERP System. 

    Kann man auch andere Dokumente Ablegen (z.B. Mietverträge, Eigentümereinladungen)?

    Ja, Sie können neben Rechnungen auch andere Dokumente im System archivieren. 

    Werden Anhänge aus dem Email-Postfach direkt im digitalen Briefkorb übergeben?

    Wir überwachen Ihr digitales Rechnungspostfach und importieren automatisch die Dokumente in das System, sobald Sie eine Email mit einem Anhang erhalten. 

    Wie erkennt die Software, dass sich eine Rechnung im Anhang befindet?

    Wir überwachen ein von Ihnen definiertes E-Mail-Postfach. In diesem Postfach werden alle enthaltenen E-Mails durchsucht. Jede E-Mail, welche einen PDF-Anhang enthält, wird importiert. 

    Kann ich mehrere Buchungspositionen auf einer Rechnung (z.B. Sammelrechnung) aufsplitten?

    Ja, das geht. Sie können mit unserem System Splittbuchungen oder auch Abschlagsrechnungen bearbeiten. 

    Haben Sie Interesse an unserem Produkt?

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    Eric Johnson
    Director, Client Services
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