Automatisiert und rechtskonform E-Mails archivieren

Rechtssichere Archivierung von E-Mails für kleine und mittlere Unternehmen - auch ohne eigene Hardware oder Software

Belege und Mails sind laut Gesetz revisionssicher aufzubewahren. Dies stellt bei Papierbelegen in der Regel kein Problem dar, da diese in Archiven gelagert werden können.  Schwieriger ist dies, wenn es um E-Mails geht. Denn auch diese müssen als geschäftliche Unterlagen revisionssicher aufbewahrt werden. Revisionssicher bedeutet, dass die E-Mails nach einem prüfbaren dokumentierten Verfahren unveränderlich gespeichert werden.

Die Aufbewahrungspflichten nach dem Handelsgesetz, wie auch aus dem neuen Datenschutzgesetz müssen hier berücksichtigt werden. Gemäß dem Handelsgesetz müssen beispielsweise bestimmte Belege innerhalb von bestimmten Fristen aufbewahrt werden. Nach dem neuen Datenschutzgesetz besteht die Verpflichtung, personenbezogene Daten zu löschen, wenn diese nicht mehr benötigt werden. Leider führt dies in vielen Bereichen dazu, dass man den Überblick schnell verliert und der manuelle Aufwand auf ein Maximum ansteigt. 

Doch damit ist durch den Einsatz unserer Lösung für Ihre E-Mailarchivierung endlich Schluss! 

Fehler bei der Umsetzung führen zu enormen Kosten

Unternehmen müssen mit hohen Kosten rechnen, wenn keine E-Mail-Archivierung erfolgt oder die Umsetzung falsch durchgeführt wird. 

Strafzahlungen sind keine Seltenheit, denn ab sofort muss jeder Wirtschaftsprüfer jegliche nicht ordnungsgemäß archivierten Geschäftsunterlagen ahnden. In besonders schweren Fällen drohen sogar Gefängnisstrafen von bis zu zwei Jahren. Auf der anderen Seite können auch die Prozesse auf dem Weg hin zur gesetzestreuen Umsetzung immense Kosten verursachen, sofern sie ohne die richtigen Mittel realisiert werden. Denn oft greifen solche Umstrukturierungen in den organisatorischen Arbeitsalltag ein und fressen sowohl Zeit als auch Geld.

Stellt man sich zum Beispiel einmal vor, auf jedem Arbeitsrechner eines Unternehmens manuell Archivierungssoftware installieren zu müssen, unterbricht das den Workflow und kostet jedes Mal Zeit. Daher ist es durchaus sinnvoll, diese Aufgabe einem Experten anzuvertrauen und auf eine cloudbasierte Lösung zu setzen.

Über Datatronic Software AG

Mit über 35 Jahren Präsenz auf dem deutschen IT-Markt und mehr als 1.000 aktiv zu betreuenden Unternehmen gehört die Datatronic Software AG inzwischen zu einem der führenden Systemhäuser in den Metropolregionen Rhein-Main und Rhein-Neckar, Nürnberg und der Oberpfalz.

Unseren mittelständischen Kunden bieten wir Komplettlösungen für kaufmännische Software und IT-Infrastruktur aus einer Hand. Als Platinpartner von Sage und DocuWare zählen wir zu den erfolgreichsten Partnern weltweit und bieten unseren Kunden Softwaretechnologien vom Marktführer.

Im Bereich IT-Security bieten wir als Gold Partner von Sophos ein Höchstmaß an Sicherheit für unsere Kunden.

Durch eine Vielzahl von Branchen- und Speziallösungen, Erweiterungen, Managed IT-Services und einer eigenen, ERP unabhängigen Lagerverwaltungslösung (logatronic), decken wir das komplette Spektrum der Anforderungen von kleinen und mittelständischen Unternehmen ab.