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Rechtssichere Archivierung von E-Mails für kleine und mittlere Unternehmen - auch ohne eigene Hardware oder Software

Belege und Mails sind laut Gesetz revisionssicher aufzubewahren. Dies stellt bei Papierbelegen in der Regel kein Problem dar, da diese in Archiven gelagert werden können.  Schwieriger ist dies, wenn es um E-Mails geht. Denn auch diese müssen als geschäftliche Unterlagen revisionssicher aufbewahrt werden. Revisionssicher bedeutet, dass die E-Mails nach einem prüfbaren dokumentierten Verfahren unveränderlich gespeichert werden.

Die Aufbewahrungspflichten nach dem Handelsgesetz, wie auch aus dem neuen Datenschutzgesetz müssen hier berücksichtigt werden. Gemäß dem Handelsgesetz müssen beispielsweise bestimmte Belege innerhalb von bestimmten Fristen aufbewahrt werden. Nach dem neuen Datenschutzgesetz besteht die Verpflichtung, personenbezogene Daten zu löschen, wenn diese nicht mehr benötigt werden. Leider führt dies in vielen Bereichen dazu, dass man den Überblick schnell verliert und der manuelle Aufwand auf ein Maximum ansteigt. 

Doch damit ist durch den Einsatz unserer Lösung für Ihre E-Mailarchivierung endlich Schluss! 

Funktionen im Überblick

Sicherheit und Vertraulichkeit

Neben der permanenten Verfügbarkeit, ist die absolute Sicherheit und Vertraulichkeit ihrer Daten für uns von oberster Bedeutung. Aus diesem Grund betreiben wir das Mailarchiv ausschließlich auf Servern in deutschen Rechenzentren unter Einhaltung nationaler Datenschutzstandards.

 

Einfacher Archivzugriff

Anwender können beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook auf das Archiv zugreifen. E-Mails können dabei über eine schnelle Volltextsuche und über die ursprüngliche Ordnerstruktur gefunden und bei Bedarf mit einem Click wiederhergestellt werden.

 

Rechtliche Sicherheit

Neben regelmäßigen Zertifizierungen stellt ein umfassendes Technologiekonzept sicher, dass Ihr Unternehmen alle relevanten rechtlichen Vorgaben zuverlässig erfüllen kann. Dazu zählen die vollständige Archivierung durch Journaling, Manipulationssicherheit, Protokollierung und Aufbewahrungsrichtlinien.

Suchen & Zugang Revisor

Eine weitere Anforderung an ein Archiv ist die umfassende und schnelle Suchfunktion. Archivierte Dokumente mit wenigen Klicks wiederfinden durch Volltextsuche. Eine weitere Anforderung an ein E-Mail-Archiv ist der unbeschränkte Zugriff eines Revisors. 

 

Starten Sie mit uns damit, Ihre E-Mails automatisch und rechtssicher zu archivieren

Wir bieten Ihnen dazu die volle Leistung, den vollen Service und die volle Sicherheit. Unsere Lösung macht die revisionssichere E-Mail-Archivierung für Sie einfach.  Von der Bereitstellung über Backup bis hin zu Updates, Überwachung und Support übernehmen unsere Spezialisten alles für Sie.

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Vorteile für Ihr Unternehmen

 

Volltextsuche in Anhängen

Indexierung von Texten und Zahlen in Dateianhängen (z.B. PDF).

Entlastung der Server           

Keine eigene Hardware oder Software für den Betrieb erforderlich.

Restore von E-Mails               

Vereinfachtes Wiederherstellen von E-Mails. 

Deutsches Rechenzentrum

Mehr Sicherheit durch Einhaltung nationaler Datenschutzstandards.

Geschwindigkeit und Verfügbarkeit

Verwendung von SSD Festplatten zur blitzschnellen Suche.

Outlook Plugin und Web Zugriff

Microsoft Outlook Unterstützung und Web Panel Zugriff, auch mobil.

 

Fehler bei der Umsetzung führen zu enormen Kosten

Unternehmen müssen mit hohen Kosten rechnen, wenn keine E-Mail-Archivierung erfolgt oder die Umsetzung falsch durchgeführt wird. 

Strafzahlungen sind keine Seltenheit, denn ab sofort muss jeder Wirtschaftsprüfer jegliche nicht ordnungsgemäß archivierten Geschäftsunterlagen ahnden. In besonders schweren Fällen drohen sogar Gefängnisstrafen von bis zu zwei Jahren. Auf der anderen Seite können auch die Prozesse auf dem Weg hin zur gesetzestreuen Umsetzung immense Kosten verursachen, sofern sie ohne die richtigen Mittel realisiert werden. Denn oft greifen solche Umstrukturierungen in den organisatorischen Arbeitsalltag ein und fressen sowohl Zeit als auch Geld.

Stellt man sich zum Beispiel einmal vor, auf jedem Arbeitsrechner eines Unternehmens manuell Archivierungssoftware installieren zu müssen, unterbricht das den Workflow und kostet jedes Mal Zeit. Daher ist es durchaus sinnvoll, diese Aufgabe einem Experten anzuvertrauen und auf eine cloudbasierte Lösung zu setzen.

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Machen Sie mehr aus Ihrem Mailserver!

Ihr Mailserver soll mehr sein? Dann sprechen Sie einfach unverbindlich mit uns. Gerne helfen wir Ihnen weiter, um ein revisionssicheres E-Mail-Archiv zu etablieren.

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Über Datatronic Software AG

Mit über 35 Jahren Präsenz auf dem deutschen IT-Markt und mehr als 1.000 aktiv zu betreuenden Unternehmen gehört die Datatronic Software AG inzwischen zu einem der führenden Systemhäuser in den Metropolregionen Rhein-Main und Rhein-Neckar, Nürnberg und der Oberpfalz.

Unseren mittelständischen Kunden bieten wir Komplettlösungen für kaufmännische Software und IT-Infrastruktur aus einer Hand. Als Platinpartner von Sage und DocuWare zählen wir zu den erfolgreichsten Partnern weltweit und bieten unseren Kunden Softwaretechnologien vom Marktführer.

Im Bereich IT-Security bieten wir als Gold Partner von Sophos ein Höchstmaß an Sicherheit für unsere Kunden.

Durch eine Vielzahl von Branchen- und Speziallösungen, Erweiterungen, Managed IT-Services und einer eigenen, ERP unabhängigen Lagerverwaltungslösung (logatronic), decken wir das komplette Spektrum der Anforderungen von kleinen und mittelständischen Unternehmen ab.

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Falls Sie unsicher sind, wie Sie E-Mails in Ihrem Unternehmen effizient und gesetzeskonform archivieren können, dann melden Sie sich bei uns - wir helfen Ihnen gerne! Nutzen Sie einfach unser Kontaktformular oder rufen Sie uns an.

Bei dringenden Fragen zur Softwarebedienung oder technischen Problemen wenden Sie sich bitte direkt an unseren Support.